Fehlerberichts- und Lernsystem für Hausarztpraxen

 

Der Gastkommentar

Gastkommentar zum Fehlerbericht 768
Von Marion Torge und Armin Wunder, niedergelassene Allgemeinmediziner in Frankfurt a.M.

Schnittstelle - Histologie folgt

Dieser Bericht beschäftigt sich mit einer Situation, die nach Klinikentlassungen, auch in unserem Praxisalltag, immer wieder auftritt:

Üblicherweise erhalten die Patienten am Entlassungstag einen vorläufigen Arztbrief, in dem mehr oder weniger ausführlich die durchgeführte Diagnostik und eine Empfehlung zum weiteren Procedere und auch zur weiteren Medikation beschrieben sind.

Beim Schreiben dieses Kurzarztbriefes kann es vorkommen, dass Befunde, die für die weitere Planung von Diagnostik und Therapie sinnvoll und notwendig sind, noch nicht vorliegen, und diese werden dann entweder mit dem endgültigen Arztbrief oder, sollte dieser, aus welchen Gründen auch immer, nicht zeitnah geschrieben werden können, ggf. per Fax/Briefpost an den weiterbehandelnden Arzt geschickt.

In dem hier beschrieben Fall wurde ein Befund, der für die weitere Therapie wichtig gewesen wäre, erst mit großer zeitlicher Verzögerung und erst auf Nachfragen des Hausarztes zugestellt. Dies führte zu einem verzögerten Therapiebeginn, und der Patient hatte unnötigerweise länger anhaltende Beschwerden. Es stellt sich die Frage, welche Maßnahmen an der Schnittstelle Klinikentlassung/Hausarztpraxis ergriffen werden können, um zukünftig solche Fehler zu vermeiden, denn eine einseitige Schuldzuweisung ist ebenso wie ein "Wir geloben Besserung!" nicht zielführend.

Hier sind beide Seiten aufgefordert, nach dem Erkennen und der Analyse des Ereignisses ein Management zum "Nachfassen" von Befunden einzurichten, indem beispielsweise ein System implementiert wird, welches unabhängig von fehlerbegünstigenden Faktoren (Hektik, Überlastung, ungeklärte Zuständigkeiten etc.) funktioniert. Erst eine Veränderung von konkreten Routinen kann dauerhaft eine Prävention von Fehlern ermöglichen. Die Klinik könnte, wenn es absehbar ist, dass sich die Aussendung des endgültigen Arztbriefes mit allen Befunden verzögert, den niedergelassenen Kollegen die ausstehenden Befunde sofort nach Erhalt per Fax zukommen lassen und ggf. zusätzlich telefonisch kontaktieren. Ein Verlust von diesen Befunden innerhalb der Klinik könnte dadurch vermieden werden, dass auch der Stationsarzt eine Auflistung der ausstehenden Befunde führt und diese Befunde nachfragt.

Ebenso könnte der niedergelassene Kollege mittels eines Recall-Systems an die noch ausstehenden Befunde erinnert werden und aktiv die Klinik zur Befundübermittlung auffordern.

Dies setzt voraus, dass der Hausarzt sowohl Kurzarztbriefe als auch endgültige Arztbriefe in Ruhe lesen muss, um Hinweise auf noch ausstehende Befunde nicht zu "überlesen". Bei 670 Arztbriefen, die nach einem Bericht im Deutschen Ärzteblatt vom Mai 2012 jeder Hausarzt pro Quartal erhält, ist dies eine Herausforderung. Interessant ist auch, so dieser Bericht, dass, obwohl über 80 % der Hausärzte komplett digital dokumentieren, diese Briefe in fast 95 % Fälle in Papierform oder per Fax verschickt und dann eingescannt werden.

Um diese Papierflut bzw. zusätzliche Arbeit durch Einscannen zu reduzieren, lassen wir auf jede Überweisung automatisch den Zusatz: "Befundberichte bitte an Fax-Nummer …" aufdrucken. Die eingehenden Faxe werden nicht in Papierform ausgedruckt, sondern können digitalisiert von den MFA in die Karteikarte übertragen werden. Hier besteht das Risiko der Falschzuordnung, was unsere MFA dadurch reduziert haben, dass sie nicht nur Namen, sondern auch Geburtsdatum der Patienten abgleichen.

Derjenige Arzt, der den Befund im Fax-Eingang liest und keinen auffälligen Befund oder keine Ankündigung nach ausstehenden Befunden findet, löscht den Brief im Fax-Eingang. Sollte ein Befund ausstehen, wird im Recall-System ein Hinweis eingegeben. Hierbei nützt es wenig, in der Patientenakte einen Vermerk zu machen, dass die Befunde XY noch fehlen, denn dann wird man als Hausarzt nur bei einem erneuten Kontakt mit dem Patienten an die ausstehenden Befunde erinnnert. Vielmehr ist notwendig, ein Recall-System oder eine "allgemeine To do-Liste" zu führen, die einen als Hausarzt zu gegebener Zeit automatisch an die noch fehlenden Befunde erinnert.

Marion Torge, Armin Wunder
November 2014